Nuevas tecnologías y propuestas aplicadas a la organización de eventos

USO DE RICH MEDIA EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Rich media: es un término que abarca una amplia gama de medios interactivos digitales, que se fijan en una página web o se descargan de un sitio web para visualizarlos con un reproductor. Con el auge de la banda ancha, rich media es la herramienta del futuro para hoteles y lugares de celebración, ya que con imágenes, planos, visitas virtuales y de 360°, vídeo, animación, flashes, audio y música será más fácil para los consumidores visualizar su viaje. 

USO DEL WUFFO EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

A través de una sencilla herramienta en la web, se construye casi cualquier tipo de formulario imaginable que estará luego disponible en una dirección de Internet listo para acceder a él desde el iPad.

Un formulario puede incluir cualquiera de estos tipos de datos: líneas o párrafos de texto libre, números, fechas, listas de selección múltiple o única, e-mails y direcciones web. Además, se puede indicar que todos o algunos datos sean de obligatoria cumplimentación.

Algunos ejemplos de estas posibilidades de datos en formularios son:

Algunos usos reales

Características y ventajas

Realizar encuestas para estudios de mercado a pie de calle Disponer de un formulario de registro en un evento Inscribirse en sorteos Formular peticiones Proponer tests de comprensión en cursos de formación Realizar encuestas con escalas de valoración ("en desacuerdo", "de acuerdo", "muy de acuerdo") Ofrecer a los clientes un buzón de sugerencias Darse de alta en listas de correo Recoger in situ datos sobre el avance de un proyecto. Realizar encuestas para estudios de mercado a pie de calle Disponer de un formulario de registro en un evento Inscribirse en sorteos Formular peticiones Proponer tests de comprensión en cursos de formación Realizar encuestas con escalas de valoración ("en desacuerdo", "de acuerdo", "muy de acuerdo") Ofrecer a los clientes un buzón de sugerencias Darse de alta en listas de correo Recoger in situ datos sobre el avance de un proyecto Solicitar presupuestos sobre los servicios ofrecidos en un stand

Almacenamiento y consulta inmediata de los datos a través de un navegador Formularios personalizables con logos y colores Informes con gráficas de barra y tarta en tiempo real Exportación de los datos recogidos a Excel Envío inmediato del formulario rellenado a una cuenta de email Disponible en Español e inglés

EL USO DEL TICKET EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

En lugar de imprimirse un boleto físico, se crea un registro electrónico que avisa a la compañía  que su reservación se ha comprado e instantáneamente se envía toda la información sobre el pago.

Esto ayuda al cliente y al organizador del evento a facilitar la compra de éste sin la necesidad de ir físicamente, ya que la empresa de organización se ocupa de mandar los datos del pago a su respectivo correo. El uso del ticket a cada uno de los invitados al evento consiste en dar solo un código para que sin necesidad de usar registros escritos a mano puedan ingresar al lugar físico, todo por medio de un correo que se les haría llegar.

Esta técnica puede funcionar muy bien en lo que son en otras empresas de gran tamaño que requieren un evento y que son frecuentes en ellos, obviamente siendo un cliente con fidelidad. 

EL USO DE KIOSCOS EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS.

Son módulos conectados en línea a través de internet, para obtener información diversa  en tiempo real con las compañías de servicios, creando herramientas digitales que ayudan al usuario en el ahorro de tiempo y otros recursos al momento.

Esta herramienta puede ayudar a la empresa de organización de eventos de la siguiente manera; una vez que el cliente y sus invitados hayan recibido la confirmación de su código para ingresar al lugar, el kiosco se pondrá en la entrada de éste y cada persona ingresará su información en él y este le dará la autorización para entrar. Es una manera eficaz de ingresar al evento sin necesidad de tanta información ya que solo con su código ingresado en el kiosco podrán hacer uso de las instalaciones del evento.

USO

  DE PORTALES EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

El e-mail ha sido utilizado como convocatoria para el usuario en la organización de un evento, como lanzamiento de producto, inauguración, por medio de flyers o e-cards. Son tarjetas virtuales animadas en el que se pretende mostrar una pequeña reseña del evento, acompañados por fotos y videos, teniendo como resultado un menor costo a las invitaciones tradicionales, sólo que es muy importante contar con los datos de e-mails de los invitados.

USO DE LA WEB TV PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Se puede hacer el uso de ministros usándola como una opción muy interesante el cual permitirá transmitir mensajes durante el evento. Además de que este tiene alcances infinitos, usando en broadcasting en vivo del evento, es decir, la transmisión en vivo a través del sitio. Creando juegos on-line para una mayor satisfacción de usuario.

USO DE EL BACKCHANNEL EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Es una de las innovaciones más fuertes en este tipo de congresos y eventos. Se trata de una pantalla lateral que expone todo aquello que los participantes quieran decir, bien sean participantes en la sala o en remoto, a través del videocasting. Existen muchas maneras de hacerlo, aunque una de las más demandadas es realizarlo a través de la red social Twitter: se establece un hashtag para el evento (una etiqueta que no sea muy solicitada en los buscadores, como el acrónimo del evento seguido del año de celebración, que se publica en lugares visibles de la sala y en la web del evento). Tener éxito en la organización de eventos amplía sustancialmente las probabilidades de mejorar como empresa y como marca, y es por ello que los organizadores se emplean a fondo para que el evento sea productivo, y más en los tiempos que corren.

 

 

USO DEL WAS (WIRELESS APPLICATIONS SYSTEMS) EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

El uso del WIFI, permite estar conectado no solo en el propio evento, sino darle un carácter mucho más dinámico, con la posibilidad de actualizar el contenido del evento, subir fotos y compartir la información con el resto de usuarios de la red, multiplicando la trascendencia del evento como tal.

 

VIDEOCONFERENCIAS

Mediante las Videoconferencias, determinada empresa de eventos sociales, puede mantenerse en contacto con las empresas y/o personas con las que se realizará el evento, al mismo tiempo se puede mantener contacto de una forma más personal con las personas que se contactarán para la realización del evento. 

Ejemplo de ello es la página de Internet eventoclick con Sucursales en España, República Dominicana, Portugal y Puerto Rico, misma que nos muestra las ventajas de las videoconferencias y además proporciona la ayuda necesaria para que puedas realizar tu evento.

PMS ( PROPERTY MANAGMENT SYSTEMS)

Usar este sistema (PMS) nos ayudarán en la gestión de un Evento,  para poder contabilizar todo lo que entrara y saldrá, los bienes muebles e inmuebles, así como tener registrado al personal y de la misma manera cada persona que asistirá a dicho evento, con ello se garantizará el éxito del evento, habrá números fijos o aproximados sobre todo lo que deberemos tener para la asistencia y buen mantenimiento del evento.